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借力电子学籍 提高取证效率


时间:2015-08-19 来源: 本站原创  点击:

    在教育事业发展(普及程度)统计工作中,获取适龄人口异地就学证明是重点和难点。这项工作的目的在于促进地方政府依法保障和落实适龄人口接受教育,掌握具体情况。近十年来,随着社会经济的快速发展,人口流动频繁,学生异地就学数量不断加大,教育事业发展统计取证工作的要求和形式也在逐步变化。多年来笔者一直参与教育事业发展统计工作,经历过“两基”、“双高普九”、“对县督导”等省、市教育督导评估。在此结合实际工作来梳理近些年我区就学取证工作的变化及电子学籍取证的应用技巧,以期抛砖引玉。

    一、近十年学生就学取证方式的变化

    (一)2010年以前的做法。这个阶段学生就学取证的主要形式为统一格式的在校生证明书,不论在本地区或流出外县区的,统一提供在学证明作为佐证。每年9月份本区各初中校都要按本年度的在校生名册逐一填写在学证明,小学则按一年级新生名册及变动名册增加的学生填写在学证明。在学证明按乡镇分类,送到各乡镇普及程度项目组作为就学佐证材料。各乡镇再将在学证明按村别整理后分发到各行政村。在学证明的填写、核对、汇总、整理、分发等各个环节工作量大,检查核对也不方便。对于流出外县区部分的取证工作,一般是由乡镇政府协调组织人员进村入户,摸清学生去向,联系家长取得在学证明。如果没有取得在学证明纸质材料,乡镇普及程度项目组还要组织人员直接到外县区相关学校去取证。

    这个阶段取证工作的做法有效规范了中小学学籍、就学取证的管理,督促了乡镇政府依法履行教育工作职责,全面掌握辖区内适龄人口就学情况,扎实开展组织适龄儿童少年入学及控辍保学工作,使得学龄人口入学率就学人数统计有据可依。但在进城务工人员随迁子女异地就学日趋频繁的情况下,这种单一形式的取证难度不断加大,往往需要花费一定的人力、物力去获取,效率低,甚至有些取证材料有效性、真实性较低。

    (二)2010年以后至全国中小学生学籍信息管理系统建立之前的做法。省政府教育督导办《关于规范教育督导评估教育事业发展统计等有关事项的通知》(闽政教督〔2010〕23号)和《关于印发福建省3~18周岁人口接受教育情况登记表的通知》(闽政教督〔2011〕19号)下发后,进一步规范了教育事业发展统计工作,结合新形势对取证工作提出了新的要求,对就学取证的对象、形式、有效时间均作了详细的说明。明确规定在招生服务片区内就读的无需取证,强调取证的有效性,拓宽了就学取证的其他形式。并指出了通过省电子学籍系统取证的发展方向。

    为减少取证工作量,也考虑到本地户籍人口跨乡镇就学也属于本地区统一管理范畴,本地区的在学证明纸质材料完全可以省略。在泉州市政府教育督导室的指导下,我区推行建立以在校生名册、村文化户口册为核心的统计体系。即全面规范幼儿园、小学、中学在校(园)生花名册,使用统一格式的电子表格,做到填报信息全面准确,并能自动生成统计结果。按学生生源地不同分为未报户、本村、外村、外镇、外县区、外省等类别(如下图所示)。




    通过电子表格排序功能生成本区跨乡镇流动学生名册,进城务工随迁子女就学名册,汇总到区级普及程度项目组,核对后以区级跨乡镇流动学生名册作为区内跨乡镇流动就学证明。这样,在本地区就学的学龄人口一律不必再提供纸质在学证明,工作量大大减少了。

    这个阶段我们也尝试通过省电子学籍系统导出本省跨县市就学学生信息,通过地址信息进行筛选,得到流到本省外县市就学人口信息,作为就学证明。但当时这种方式总体效果不好。原因主要有三方面:一是省电子学籍系统学生信息填报还不够规范、准确、全面,筛查难度大;二是补建学籍审批制度还不够完善,有些学校接收回原籍学生,直接补建,没有输入身份证号,由系统生成临时身份证号,避免身份证号查重;三是省电子学籍系统仅能查询学生在省内就学的情况,而在外省就读学生情况无法查询。

    (三)2014年全国中小学生学籍信息管理系统建立以来的做法。这个阶段随着全国中小学生学籍信息管理系统的建立和使用,从技术层面上解决了大部分本省异地就学取证的问题。省级反复强调流出省外的就学取证在形式上不必统一要求,在真实、有效的前提下,取证材料提倡多样化!

    我区继续健全以在校生花名册、村文化户口册为核心的统计体系,使用统一格式并已设置自动统计功能电子表格,有效提高了统计效率。随着全国中小学生学籍信息管理系统正式建立并且不断完善,流到本省外县市就学的取证工作有了突破性进展,通过电子学籍查询并打印出截图即可作为就学证明,非常方便、准确。只要是在本省范围内就读的基本上可以查询到,佐证真实性高,减少了检查认定时间,大大解决了适龄人口异地就学取证问题。因此,目前我们取证的主要精力针对管理系统中查找不到的本地户籍学生情况,特别是在省外就读学生的情况,这部分学生接受教育的具体情况,需要逐一确认,并提供相应的书面材料。

    二、电子学籍查询给教育事业发展取证工作带来大变化

    教育事业发展统计取证工作主要有村文化户口册的受教育情况统计及初中毕业生去向跟踪两方面工作。电子学籍查询取证作为新的证明形式在取证工作中予以明确后,我区教育事业发展统计的取证形式发生了很大的变化。

    (一)村文化户口册统计取证形式的变化

    现试列举我区某一个村不同年度的文化户口册取证的相关统计数据来说明这种变化。


    通过对比分析,我们可以发现,采用电子学籍查询取证后,外出就读的佐证除个别流出外省的,其他的均通过电子学籍系统查询进行取证。幼儿学龄人口就学取证由于目前没有相应的电子学籍系统,仍需采用纸质在学证明。

    (二)初中毕业生去向取证形式的变化

    初中毕业生去向跟踪工作也是教育督导检查的重要内容之一,近些年来,我区初中校采取的取证方式主要有:

    1.部分学校有自制《毕业生跟踪卡》,要求学生在开学第一周内(加盖就读学校公章)交到学校教务处(或邮寄)。

    2.学生可在就读学校开具在学证明,再交回学校教务处。

    3.学生可提供录取通知书和注册交费发票原件和复印件。

    4.部分学校初三班主任通过QQ群、微信群取得学生上传其他形式就学证明(借书证、学生胸卡等)的电子图片。

    采用电子学籍查询取证后,初中毕业生去向取证的形式发生了明显的变化,下面的例子是我区某一初中校不同年度的初中毕业生去向跟踪取证的统计数据。

    XX中学初中毕业生去向取证情况汇总

    显而易见,通过电子学籍查询取证后,初中毕业生升学后的就学取证基本上通过电子学籍系统查询来完成。

    三、使用电子学籍查询的技巧初探

    目前全国中小学生学籍信息管理系统已不断完善,初步具备提供异地就学取证的条件。作为一种新的就学证明形式,如何规范电子学籍查询操作,拓展电子学籍取证的有效路径,更好地服务于教育事业发展统计取证工作,是当前就学取证工作面临的重要课题。结合近两年的实践,现将我区主要做法介绍如下:

    作为一种在学证明,查询的对象主要是各类学校在校生。因此电子学籍查询取证的基本方式应该为:在校生查询。

    在校生查询的具体流程如下:登陆全国中小学生学籍信息管理系统——学籍管理——综合查询——全省学生查询——输入姓名、身份证、学籍号。

    

    除了在校生查询外,全国中小学生学籍信息管理系统还提供异动查询、跨省转学查询、异动在办查询等多种查询方式,使用何种查询方式主要应考虑到证明的有效性及便捷性。经过反复的实践,往往可以发现一些较为合适的查询方式。我区初中校通过“学籍异动申请”获得就学证明电子截图,就是一种便捷有效的毕业生去向取证方法。其原理与学生异动转学操作方法一致(实际上就是异动转学操作的一部分),下面是具体的操作步骤:

    1.进入全国电子学籍系统点击“日常管理”菜单下的“学籍异动申请”界面,出现如图一下界面:

    

    2.点击上图中间界面上的“申请”按钮,可进入转学申请界面,如下图:

    

    3.输入学生的全国电子学籍号和学生姓名,点击“查询”按钮,下面就可出现该学生就读的学校等基本信息(提示:全国正式电子学籍号即是G+身份证号),如下图:

    

    4.打印此页面,作为毕业生去向证明,方法如下:点击页面“文件”下的“打印”功能(页面建议设置成横向)

    

    说明:这个方法只能查询就读高中的毕业生去向,就读职校的无法查询,因为这个系统与职校没有联网。

    毕业后到外省就读的学生如按全国电子学籍系统要求办理调档手续,也可以在全国电子学籍系统中取得相应的就学信息。

    全国中小学生学籍信息管理系统虽然不是为教育督导而建设,但是相信随着开展教育督导时教育事业发展统计工作大量使用,更多的查询取证方法将会在今后的工作实践中得以发现和实现。作为一个教育事业发展统计工作者,我们期待全国中小学生学籍信息管理系统不断完善,尽早实现外省就读情况查询,提供更多查询功能,届时取证工作将一定会越来越便捷、越来越高效。

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